Check That Jobs EP.7: 5 Checklist เลขานุการ ที่ใช่ ต้องรู้ก่อนจ้างงาน

สำหรับเจ้าของกิจการ เลขานุการ ถือเป็นตำแหน่งหนึ่งที่สำคัญต่อกิจการเป็นอย่างยิ่ง เพราะเลขานุการเปรียบเสมือนแขนขาที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณขับเคลื่อนไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ หากได้เลขาฯ ที่เหมาะสมได้เข้าทำงานในกิจการแล้วนั้น ไม่เพียงช่วยแบ่งเบาภาระ แต่ยังช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้ทีมได้อีกด้วย

ในซีรีส์ Check That Jobs EP.7 นี้ Background Buddy ได้รวบรวม 5 คุณสมบัติสำคัญของ เลขานุการ มาให้คุณตรวจสอบก่อนจ้างงานกัน เพื่อให้ได้เลขาฯ ที่สามารถทำงานได้ตอบโจทย์และเชื่อถือได้มากที่สุด

1. จัดการเอกสารและตารางเวลาได้อยู่หมัด

เลขานุการที่ดีต้องมีความสามารถในการจัดการเอกสารและตารางเวลาได้อย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นการควบคุมคิวงาน การประชุม นัดหมายลูกค้า หรือเดดไลน์ต่าง ๆ ให้ไม่ทับซ้อนกัน และที่สำคัญ ต้องสามารถใช้เครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยในการจัดตารางเวลาได้อย่างคล่องแคล่ว เช่น Google Calendar, Outlook Calendar หรือแอปพลิเคชันจัดการโปรเจกต์ต่างๆ เพื่อให้ทุกกิจกรรมของกิจการดำเนินไปอย่างราบรื่น

2. สื่อสารชัดเจนทั้งพูดและเขียน

การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญของงานเลขานุการเพราะต้องทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการประสานงานกับทั้งลูกค้า ซัพพลายเออร์ และทีมงานภายใน การมีทักษะการสื่อสารที่ชัดเจนทั้งการพูดและการเขียน จะช่วยให้ข้อมูลที่ส่งต่อไปนั้นเข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย ไม่คลาดเคลื่อน ลดความผิดพลาดและเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน

3. เลขานุการ ต้องเก็บความลับเป็น

เลขานุการมีหน้าที่เข้าถึงข้อมูลสำคัญของกิจการและลูกค้ามากมาย ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงิน แผนธุรกิจ หรือข้อมูลส่วนบุคคล การรักษาความลับจึงเป็นคุณสมบัติที่ขาดไม่ได้ เลขานุการที่ดีจึงต้องมีความซื่อสัตย์สุจริต และไม่เผยแพร่ข้อมูลภายในกิจการให้บุคคลภายนอกรับทราบ เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับกิจการนั่นเอง

4. แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี

ในโลกธุรกิจที่ไม่หยุดนิ่ง สถานการณ์ไม่คาดฝันสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ การมีเลขานุการที่สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ดีจะช่วยให้กิจการผ่านพ้นอุปสรรคไปได้อย่างรวดเร็ว โดยต้องคิดหาทางออกได้รวดเร็ว และสามารถลงมือทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้กำลังอยู่ในสถานการณ์ที่กดดันก็ตาม

5. ไม่มีประวัติอาชญากรรมก่อนสมัครงาน เลขานุการ

นี่คือจุดที่สำคัญที่สุดตั้งแต่กระบวนการคัดกรองผู้สมัครงาน เพราะเลขานุการต้องเข้าถึงความลับทางธุรกิจ ทั้งแผนธุรกิจ การเงินกิจการ สูตรและวิธีการ รวมถึงข้อมูลส่วนตัวของเจ้าของกิจการ พนักงาน และลูกค้า ดังนั้น การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้แน่ใจว่า เลขานุการจะไม่มีประวัติเสื่อมเสียที่อาจเสี่ยงก่อเรื่องเสียหายในกิจการ เช่น ขโมยเงินกิจการ ขายข้อมูลกิจการให้บริษัทคู่แข่ง หรือก่อเหตุอาชญากรรมในกิจการ เป็นต้น จะช่วยให้คุณมั่นใจในความปลอดภัยของกิจการมากขึ้น

สรุป

การคัดเลือกเลขานุการที่เหมาะสมต้องพิจารณาจากหลายปัจจัย ทั้งทักษะการบริหารจัดการ การสื่อสาร ความสามารถในการเก็บความลับ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และที่สำคัญที่สุดคือความน่าเชื่อถือทางประวัติ โดยเฉพาะประวัติอาชญากรรม เพื่อให้คุณได้เลขานุการที่ใช่และไว้ใจได้มากที่สุด

เพื่อให้คุณมั่นใจ 100% ก่อนตัดสินใจจ้างงาน ขอแนะนำให้ตรวจสอบประวัติลูกจ้างกับ Background Buddy บริการตรวจสอบประวัติครบวงจร ที่จะช่วยเช็กประวัติอาชญากรรม สถานะล้มละลาย และประวัติการทำงานเก่าของว่าที่เลขานุการของคุณ ให้คุณหมดห่วงและได้คนทำงานที่มีคุณภาพอย่างแท้จริง

ส่วนใครที่มีแผนจะหาลูกจ้างประจำบ้านหรือร้านของตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นแม่บ้าน คนขับรถ คนสวน พี่เลี้ยงเด็ก คนดูแลผู้สูงอายุ รวมถึงคนสวนในบ้าน สามารถอ่านบทความ Check That Jobs The Series เพื่อศึกษาแนวทางการจ้างงานที่ปลอดภัยต่อครอบครัวและคนที่คุณรักได้ที่นี่เลย: